Compras Públicas Eficaces

El pasado 6 de Junio se celebró en Burgos el segundo foro de la Red de Municipios Digitales de Castilla y León para tratar la contratación administrativa electrónica en el ámbito local.

En un ambiente muy "formal y solemne", en dos mesas redondas, se trataron un motón de temas.

Se habló del contexto jurídico de la contratación electrónica, del perfil de contratante, del sellado de tiempo, de la necesidad de modernizar la gestión de las administraciones públicas, del proyecto de contratación pública electrónica de Burgos, del profundo cambio cultural que supone la transición a la contratación electrónica, de la necesidad de contar con los líderes que tiren del carro e impulsen el cambio, de la necesidad de contar con socios tecnológicos, de la necesidad de contar con las personas de la organización, de la firma y la contratación electrónica..., por hablarse se habló hasta del iphone.

Como hubo mucha gente que no se enteró del evento, otros, aunque enterados y autorizados para asistir no pudieron, y otros, que aunque presentes, no prestaron mucha atención, lo que ocurrió en el foro fue:

1. D. Juan Carlos Aparicio, alcalde de Burgos, inaguró el foro señalando que la implantación de las nuevas tecnologías es una prioridad para su equipo de gobierno, habiendo unido para ello las concejalías de hacienda y de nuevas tecnologías.

2. Continuó D. Antonio Silván, Consejero de Fomento de la Junta de castilla y León, apuntando que la Red de Municipios Digitales cuenta ya con 13 ayuntamientos y 8 diputaciones provinciales, siendo su objetivo básico colaborar y cooperar técnica y económicamente en la implantación de la administración electrónica.

3. El futuro Secretario de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa de Castilla y León expuso las principales novedades electrónicas de la Ley de Contratos del Sector Público: el perfil de contratante, las firmas electrónicas reconocidas, la acreditación del tiempo, los sistemas dinámicos de adquisición...

4. D. Angel Ibañez Hernando, Concejal de Hacienda y de Nuevas Tecnologías narró el proyecto piloto que para implantar la contratación administrativa electrónica está desarrollando el Ayuntamiento de Burgos.

Lo primero que hizo el Concejal, a modo de experimento, fue preguntar a las personas de la sala a qué papel o "rol" pertenecían: políticos, técnicos, socios tecnológicos o tejido empresarial. La mayor parte de los asistentes eramos técnicos afectados por la Ley de Contratos del Sector Público; el segundo grupo representado eran los socios tecnológicos; el tercero eran empresas y el último, políticos.

Luego nos presentó el proyecto que el Ayuntamiento de Burgos está desarrollando para implantar la contratación administrativa electrónica:

1. El proyecto piloto es fruto de la financiación y apoyo que la Consejería de Fomento ha dado al Ayuntamiento de Burgos.
2. En el proyecto están representados los cuatro principales agentes afectados o "stakeholders": políticos, técnicos, socios tecnológicos y empresas.
3. Hay un socio tecnológico, elemento son imprescindible del proyecto, ya que, las empresas, el sector privado, siempre ha estado y está por delante de la Administración.
4. Para implantar la contratación electrónica se ha trazado la oportuna estrategia y se ha planificado su implantación. Los trabajos se han iniciado por arreglar la parte trasera del Ayuntamiento, su "back office".
5. Las actuaciones del proyecto se han comunicado debidamente a todos los agentes implicados.
6. Se ha previsto la formación necesaria, para minimizar la resistencia al cambio.
7. Para conseguir todo esto, se está utilizando el sistema de gestión PDCA, es decir, se planifica (plan), se hace (do), se revisa lo hecho (check) y se actúa en consecuencia (act).

5. La segunda mesa estuvo más nutrida y animada, junto a un funcionario del Ayuntamiento de Burgos participaron un representante de la Cámara de Comercio de Burgos y tres socios tecnológicos.

6. El Viceinterventor del Ayuntamiento de Burgo narró cómo se está gestionando el cambio cultural que el proyecto conlleva.

A título de ejemplo y para remarcar la burocracia y el papeleo que el proceso de contratación conlleva y que la tecnología podría neutralizar, nos contó que el año pasado se firmaron 250 contratos, que entre otros muchos documentos, implicaron más de 4.000 informes de fiscalización y más de 100.000 documentos contables.

Nos contó que el Ayuntamiento llevaba madurando la necesidad de cambio desde hacía ya bastante tiempo y ello se materializó en un Plan de Modernización. En Noviembre de 2007 se adjudicó a una empresa la solución tecnológica base del proyecto de contratación administrativa electrónica y en Enero de este año se constituyó un grupo de trabajo integrado por:

1. El Concejal.
2. El Inspector de Servicios.
3. Dos Técnicos de Administración General.
4. El Jefe de Informática.
5. El Interventor.

Este grupo de trabajo se reune semanalmente y desde que empezaron han recogido datos, dibujado flujo-gramas, realizado muchos cambios y han tenido que superar diversos problemas como:

1. La comunicación con la empresa.
2. La definición de conceptos (qué es una firma, qué es validar un documento....).
3. La asignación de responsabilidades (administrador, gestor, promotor...).
4. Asumir que en el grupo de trabajo las personas están ahí por sus capacidades y aptitudes y no por sus cargos.
5. La integración del sistema de gestión de expedientes con el sistema de información contable.

7. El representante de la Cámara de Comercio de Burgos aclaró técnicamente conceptos muy espinosos y que plantean muchas dudas como el sellado de tiempo o el HASH (no se refería al de fumar, sino a un mecanismo que incorpora la firma electrónica y que sirve para hacer ininteligible su contenido salvo para el que sepa desencriptarlo).

La solución de la Cámaras de Comercio para posibilitar la tramitación electrónica es carmerfirma, solución que cumple todos los requerimientos legales, ya que, las Cámaras de Comercio son entidades autorizadas para la prestación de servicios de certificación.

8. Continuó el representante de la empresa tb-solutions, el cual nos planteó que las nuevas tecnologías no son una moda pasajera, están aquí y han venido para quedarse (puso el ejemplo del nuevo iphone 3G). Las soluciones de su empresa se están enfocando a los certificados electrónicos, la movilidad y la mismísima web 2.0.

9. El representante de T-System nos dibujó un esquema general de lo que sería la arquitectura tecnológica de cualquier organización orientada a la administración electrónica. En esta estructura juega un papel clave la integración de los antiguos y nuevos sistemas. Nos presentó su nueva solución "logalty" y nos emplazó al V Foro de Evidencias Electrónicas 2008.

10. Por último, Manuel Caño representante de Nexus It, socio tecnológico del Ayuntamiento de Burgos, nos presentó técnicamente el proyecto de implantación de la contratación administrativa electrónica y el plan de acción que se está siguiendo y que incluye las siguientes actividades:

1. Identificación digital.
2. Implantación de los sistemas de información.
3. Formación y capacitación.
4. Gestión del cambio y plan de comunicación.
5. Gestión de servicios de tecnologías de la información.

La hoja de ruta que se está siguiendo incluye:

1. Visión y plan de acción (unos dos meses).
2. Fase I (de 6 a 9 meses):

1. Expediente electrónico.
2. Portal de contratación.
3. Empresas y facturas electrónicas.

3. Fase II (unos 12 meses):

1. Normalización y automatización de procedimientos.
2. Normalización de documentos.
3. Registro de licitadores.

4. Fase III (unos 12 meses):

1. Subastas electrónicas.
2. Sistemas dinámicos de adquisición.

En total, si todo va bien, más o menos tres años de trabajo, y esto es sólo el comienzo de una tarea que inevitablemente hay que empezar y que nunca acabará. De la misma forma que el documento escrito a máquina a barrido del mapa al escrito a mano, el documento electrónico va mandar al documento papel a criar malvas, antes o después, nos guste o no.

Mis particulares conclusiones son:

• Implantar la administración electrónica (la contratación electrónica es una parte, la primera, de la misma) en el ámbito público no es un problema, es un problemón.
• Algunas organizaciones públicas han cosechado algún éxito y lo han divulgado.
• La mayor parte de las organizaciones han cosechado fracasos, ya sé que no es políticamente correcto, como en otro foro me apuntó un tertuliano, utilizar semejante término, incluso es de pesimistas. Según él no son fracasos, son no-éxitos. Dicen que un pesimista es un optimista bien informado, así que para no herir ninguna sensibilidad, ni la mía propia, voy a calificarlos de éxitos chikilicuatres. Lógicamente, las organizaciones que han conseguido un éxito chikilicuatre lo han ocultado. Leyendo administración en red encontré una buena entrada que hablaba de todo esto y un vídeo que, creo, aclara bastante el estado real del problema:
  
  
  



• La profunda transformación que suponen los cambios que inevitablemente se avecinan deberán ser debidamente gestionados. Las cosas no suceden por generación espontánea. Sólo suceden y tienen éxito cuando son dirigidas y gestionadas.
• Es necesario contar con lideres que, con autoridad y responsabilidad, dirijan e impulsen el proyecto.
• Es necesario que se asignen los recursos y apoyos necesarios.
• Es necesario implicar a todos los agentes afectados con los cambios, a los que se deberá informar, formar, comunicar e implicar en el proceso de cambio.
• Es preciso que socios tecnológicos externos aporten sus productos, recursos, conocimiento y experiencia y es necesario negociar con sumo cuidado nos términos del contrato.
• Es fundamental contar con las personas que internamente sufrirán directamente los cambios, personas que, una vez debidamente formadas, deberán participar en las actuaciones de mejora.
• Es necesario crear estructuras internas que se encarguen de todas las tareas y actividades que el cambio conlleva y que continuamente se deberán realizar.
• Es necesario contar con otras experiencias que se están desarrollando y que nos servirán de guía de qué hacer y qué evitar.
• Hay que empezar las cosas por que la Ley de Contratos de Sector Público ya está en vigor, y el 1 de Enero de 2010 (fecha en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos) está a la vuelta de la esquina.
• Si alguien quiere profundizar, también es muy ilustrativa la crónica del crónica del cuarto taller de TicCities.

Bueno creo que esto es más o menos lo que pasó.

Para ayudarnos en todo este proceso, la Red de Municipios Digitales facilitó la primera parte de la "Guía de implantación de la contratación pública electrónica en las Entidades Locales" y dentro de poco facilitará la segunda. Todavía no debe estar disponible en la web, cuando lo esté se colgará el oportuno enlace.

P.D.: Estaría bien que alguno de los integrantes del grupo de trabajo del Ayuntamiento de Burgos nos contará en primera persona lo qué está pasando, cómo van las cosas.... Ya saben que tienen a su disposición este sitio para comunicarnos lo que consideren oportuno. (Que escriban un correo a tengounaconsulta@gmail.com).

Otro P.D.: Creo que sería conveniente prever y asignar los oportunos reconocimientos económicos a los miembros del grupo de trabajo y a todos aquellos que se impliquen en las actuaciones de mejora. Si se quieren conseguir buenos resultados, además de contar con las personas adecuadas, hay que contar con personas contentas y motivadas.

Último P.D.: Aunque todo es mejorable, enhorabuena por la organización y el esfuerzo en el evento.